Metodologia 5s: Descubra O Que É e Como Utilizar na sua Empresa

A cobrança existente em muitas empresas para que os colaboradores possam ser mais produtivos muitas vezes é incongruente. Isso é devido ao fato de existir uma cultura na empresa totalmente contrária à produtividade. São ambientes hostis, totalmente desorganizados e sem nenhum processo estabelecido.

Pensando nesta dificuldade, que é muito comum nas pequenas e médias empresas, trazemos para você a metodologia 5s.

5s é uma ferramenta de solução dos desafios relacionados à produtividade da empresa de maneira rápida e econômica.

Mas afinal, o que é o 5s?

O que é e como surgiu a metodologia 5s?

A metodologia 5s é um conjunto de ferramentas eficientes para que uma gestão seja mais eficaz.

Ela teve sua origem no Japão após o período da Segunda Guerra Mundial. Sua criação tinha o objetivo de reestruturar o país e reorganizar suas indústrias.

A metodologia 5s é dividida em 5 sensos, sendo eles:

(1) Senso de Utilização;

(2) Senso de Organização;

(3) Senso de Limpeza;

(4) Senso de Saúde ou Padronização; e

(5) Senso de Autodisciplina.

De forma geral, o intuito da metodologia é simplificar as rotinas de trabalho com o objetivo de reduzir totalmente os desperdícios, erros e custos.

Tudo isso é possível por meio da organização e padronização de etapas e também da eliminação de atividades que não são verdadeiramente essenciais para o resultado da empresa.

O propósito é realizar tudo garantindo a segurança e aumentando a qualidade.

Qual a sua importância para as empresas?

Quando se fala em aumentar a produtividade nas empresas é quase impossível pensar em melhores resultados a não ser que se crie rotinas e que se tenha o mínimo de organização, seja no ambiente físico ou seja no digital.

A metodologia 5s traz consigo benefícios e vantagens para o aumento considerável da produtividade nas empresas. O seu foco está em tornar as coisas mais simples e práticas.

Quando o assunto é o aproveitamento do tempo nas atividades, as empresas tiveram resultados muito superior às demais organizações ao implementar a metodologia 5s.

Além disso, é visível como a aplicação dos 5s consegue otimizar os resultados individuais dos seus colaboradores e aumentar o seu engajamento para o trabalho em equipe por meio de de ambientes limpos, organizados e, além de tudo, funcionais.

Por ter colaboradores mais produtivos e engajados a empresa potencializa seus resultados.

Princípios da metodologia 5s

Mais do que uma ferramenta de gerenciamento, a metodologia 5s tem como objetivo trazer organização e resultado para o seu trabalho e para a sua vida.

Por isso, antes de adentrarmos nos significados de cada senso é importante que você compreenda que a aplicação de cada um dos sensos precisa estar sempre em harmonia.

1ºS - Senso de Utilização:

O Senso de Utilização é o primeiro a ser aplicado tendo em vista ser por meio dele que todos os outros sensos podem ser mais efetivos.

Seu objetivo é eliminar tudo aquilo que pode impactar na qualidade da entrega de uma empresa. É aumentar a produtividade individual dos seus colaboradores disponibilizando somente o que é necessário.

Em outras palavras, o senso de utilização separa o que é útil do que é desnecessário.

Em uma mesa de escritório, por exemplo, quais os materiais são sempre utilizados? Quais nunca são?

2ºS - Senso de Organização:

Separados os recursos e materiais necessários, chega a hora de organizar tudo.

O objetivo do senso de organização é organizar e categorizar tudo, desde materiais abstratos (documentos online) a concretos (ferramentas de uma oficina mecânica), de forma que todo e qualquer colaborador possa encontrá-los de forma rápida e funcional.

Ao aplicar o Senso de Utilização e de Organização, o aumento na produtividade e na agilidade das atividades da empresa será visível.

3ºS - Senso de Limpeza:

Melhor do que limpar é não sujar.

O ato de manter um ambiente limpo diminui a necessidade de gastar tempo realizando a limpeza.

O princípio do Senso de Limpeza visa zelar dos objetos e ferramentas de trabalho, deixando-os sempre limpos e aptos para serem usadas novamente. Além disso, é importante que o ambiente também esteja limpo.

Este senso requer uma colaboração geral de todo time. Para isso, é necessário a conscientização de todos os envolvidos.

4ºS - Senso de Saúde, Higiene e Padronização:

O Senso de Saúde, Higiene e Padronização tem o objetivo de transformar todas as ações dos outros 3 Sensos em um padrão.

É o Senso de Saúde, Higiene e Padronização quem vai fazer destas práticas saudáveis como a limpeza, a organização e a utilização do que é realmente necessário se tornarem um padrão que será seguido por todos.

5ºS - Senso de Autodisciplina:

O último e não menos importante “S” é o Senso de Autodisciplina. Ele tem o objetivo de fazer com que as práticas aprendidas se tornem um hábito para as pessoas.

Enquanto o Senso de Saúde, Higiene e Padronização cuida para padronizar todas as práticas saudáveis, o Senso de Autodisciplina se preocupa em transformar-las em um hábito.

A autodisciplina, como em tudo em nossas vidas, será a responsável pela continuidade do que será construído.

Como implementar a metodologia 5s

Para a aplicação da metodologia 5s é necessário seguir 3 passos importantes, sendo eles:

1. Escolha Influenciadores Internos:

Um dos fatores mais importantes para que metodologia seja implementada é a colaboração de todos os membros da empresa.

Para isso, você precisará definir influenciadores internos que terão a responsabilidade de incentivar e motivar todos os outros colaboradores a adotarem os novos padrões de rotina da empresa.

São influenciadores internos que estarão constantemente mostrando a importância da aplicação das novas práticas.

Além disso, eles também serão responsáveis por realizarem a identificação das correções necessárias na empresa referente aos Sensos da metodologia 5s. Desta forma, antes mesmo da aplicação da metodologia, todos estarão bem alinhados aos objetivos pretendidos pela organização.

2. Implemente as Ações:

O segundo passo a ser dado é a implementação das ações do 5s. Porém, não adianta querer sair fazendo tudo de uma vez só.

Divida a implementação por etapas. Inicie um “S” de cada vez. É importante que os influenciadores internos, antes de cada etapa, verifiquem se a equipe conseguiu realmente aplicar a etapa anterior com sucesso.

Cada organização funciona de uma maneira. Por isso, não iremos dizer qual é o tempo viável para a mudança de etapas dos sensos. Isso deve ser algo definido pelos influenciadores internos, bem como pela diretoria da empresa.

3. Avalie os Indicadores:

O terceiro passo tem muito a ver com o Senso da Disciplina. Assim como toda mudança de cultura leva tempo para ser “enraizada”, é preciso verificar os indicadores de produtividade para ver se realmente está funcionando a aplicação da metodologia.

Leia este artigo e descubra como definir indicadores de produtividade para a sua equipe.

Fazer o acompanhamento dos indicadores de produtividade é importante para saber se as ações de cada senso estão sendo implementadas de fato e medir quais estão sendo os resultados.

Considerações

Ao decidir implementar a metodologia 5s, um ponto importante que precisa estar claro para você é que depois da aplicação das ações definidas as coisas não estarão prontas.

O sucesso ou o fracasso de sua empresa está em suas mãos. Lembre-se disso!

Na verdade, você acaba de adentrar em uma construção na qual o objetivo é a constante busca pela inovação dos processos existentes e pela melhoria contínua.

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Por Antônio Júnior, Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer.