5 Estratégias Matadoras para ter Reuniões Produtivas

As mudanças causadas pelo Coronavírus no meio corporativo referente à adaptabilidade das empresas à transformação digital fez com que a presença e a necessidade de reuniões nas empresas aumentasse consideravelmente.

Como é sabido, para que uma empresa tenha sucesso, é necessário que ela seja produtiva. E empresas produtivas são o resultado de equipes produtivas. Por isso, é imprescindível que os profissionais que fazem a gestão de equipes saibam como encontrar formas de tornar suas reuniões mais produtivas.

A fim de te ajudar, separamos 5 estratégias matadoras para melhorar suas reuniões e as tornar mais produtivas. Confira a seguir:

1º - Tenha uma agenda compartilhada com a equipe

Para conseguir obter sucesso em suas reuniões, o primeiro passo é garantir com que todas as informações referente às reuniões estejam transparentes para a equipe. Ou seja, você precisa utilizar uma agenda virtual que possa ser compartilhada com todos os colaboradores.

A partir do momento que sua equipe passa a ter acesso às programações da empresa, todos os colaboradores se tornam capazes de se planejar para estar presentes nos dias e horários agendados.

Dica: Você pode utilizar o Google Agenda. Por meio desse aplicativo, é possível gerenciar todos os compromissos da equipe, agendar reuniões e outras atividades.

2º - Tenha uma pauta definida

Para que as reuniões de sua equipe sejam mais produtivas, não basta apenas marcar a reunião. É necessário definir quais os tópicos que serão abordados.

Se você seguiu a minha dica e optou por utilizar a agenda do Google, você terá uma vantagem. Isso porque você consegue deixar todos os pontos a serem abordados na reunião listados na agenda. Ao fazer isso, sua equipe consegue se preparar para a reunião e você evita ter que voltar ao assunto principal por desvios a assuntos alheios. É necessário manter uma comunicação eficaz para que a reunião seja de fato produtiva.

No caso de reuniões online, é importante ressaltar que também é possível colar o link da sala virtual na agenda.

3º - Selecione as pessoas certas para a reunião

Fique atento. Convide para a reunião só as pessoas ligadas diretamente ao assunto a ser abordado. Assim, a reunião será mais objetiva e evita de pessoas perderem também o tempo em participar de algo que não estejam diretamente envolvidas.

Aqui, mais uma vez, o Google Agenda pode te ajudar. Você pode enviar um convite para participar da reunião somente para as pessoas envolvidas no assunto da pauta. Automaticamente, os colaboradores que não receberam o convite estão “desconsiderados” de participarem daquela determinada reunião.

Muitos líderes acabam desconsiderando essa dica por temerem que alguns colaboradores possam ficar incomodados ao não serem incluídos na reunião. Porém, esse não deve ser o seu foco e, se necessário, vale uma encontro com todos para explicar essa “nova cultura”. Convidar colaboradores que entendem a fundo sobre o que será discutido não poderão contribuir efetivamente para o resultado final daquela reunião. Além disso, eles podem causar interrupções afetando consideravelmente o tempo de duração determinado. Lembre-se: quanto menos pessoas, mais organizado e objetivo será o encontro.

Por outro lado, se for o caso, você pode compartilhar a ata da reunião com os demais a fim de cientificá-los das decisões tomadas.

4º - Tome nota de tudo na reunião

Durante a reunião, é muito importante que todas as descobertas e decisões sejam documentadas numa ata a fim de compartilhar esse documento com todos os envolvidos.

A ata é um instrumento de fundamental importância para a equipe, pois ela ajuda a melhorar o acesso à informação. Ela também proporciona maior controle sobre as decisões e as ações que cada membro do time precisa tomar.

5º - Realize as metas das reuniões logo em seguida

Ao seguir as dicas anteriores, suas reuniões podem até se tornarem objetivas, porém, para serem de fato produtivas, é necessário que haja ação.

Por isso, é primordial para o sucesso das reuniões que elas terminem com metas estabelecidas e que essas metas sejam feitas logo na sequência. As metas devem ser definidas de forma eficaz, se não poderá gerar frustração na equipe e criar a necessidade de haver novas reuniões sobre o mesmo assunto.

Criar o hábito de executar as tarefas logo após terem sido definidas torna sua equipe muito mais produtiva e engajada para a solução de problemas na empresa.

Conclusão

Uma dica extra, e que também é interessante, é você solicitar feedbacks para sua equipe e verificar se eles possuem sugestões a fim da melhoria do andamento das reuniões.

Lembre-se: o foco precisa ser na melhoria contínua.

Ao colocar em prática essas dicas, você conseguirá potencializar a gestão do tempo e a produtividade das reuniões de sua equipe e obterá melhores resultados para a sua empresa.

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Por Antônio Júnior, Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer.