Descubra de forma Prática como Aplicar a Matriz GUT na sua Empresa

Se tem uma coisa em que todos os empresários podem concordar, é que fazer a gestão de uma empresa de forma eficiente e inteligente é uma missão não tão fácil como parece. Na verdade, pode até ser necessária a atuação de profissionais especializados, o que acaba gerando custos que não estão no orçamento de pequenas empresas.

Mas calma! Felizmente, existem muitas ferramentas que podem ajudar você a elevar o nível de gestão da sua empresa. A matriz GUT é uma delas.

Fique comigo até o final deste artigo e descubra tudo o que você precisa saber sobre a matriz gut para aplicar na sua empresa. Vamos lá?

O que é a Matriz GUT?

A Matriz GUT nada mais é do que uma ferramenta de gestão utilizada para a priorização de tarefas.

Basicamente, a matriz GUT serve para classificar cada um dos problemas que o gestor julga pertinente por meio de 3 critérios. Esses critérios são representados por suas siglas, sendo eles: (G) Gravidade, (U) Urgência e (T) Tendência. É somente a partir desta classificação que se torna possível identificar qual assunto ou projeto deve ser priorizado na empresa.

A Matriz GUT foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em solucionar problemas empresariais. Entretanto, a matriz Gut não é apenas uma ferramenta de resolução de problemas, ela vai além, pois pode ser vista como base para tomadas de decisões.

Entre alguns dos seus benefícios podemos destacar:

• a ferramenta é simples de ser aplicada em qualquer setor da empresa e também é muito intuitiva;
• como dito acima, é um excelente apoio para as tomadas de decisões estratégicas;
• elimina ou reduz a maioria dos problemas graves da empresa.

Porém, por mais que a ferramenta seja extremamente eficiente, a sua limitação encontra-se no fato de que ela apenas diz qual projeto ou ação priorizar e não como resolver o problema. Por isso, na maioria das vezes, ela é usada em conjunto com outras ferramentas, como por exemplo a ferramenta 5W2H. Dessa forma, a execução se torna muito mais completa e assertiva.

Como funcionam os 3 elementos da matriz GUT?

Para compreender o funcionamento da matriz GUT e saber utilizá-la com eficiência, você precisa entender bem os 3 (três) critérios de classificação dos problemas. Confira cada um deles logo abaixo.

Gravidade (G)

A gravidade é o critério de classificação que julga o impacto ou intensidade que o problema é capaz de gerar para a empresa se não for rapidamente resolvido. O danos são sempre analisados de forma quantitativa e qualitativa observando o contexto geral e o assunto.

Nesse ponto, é necessário analisar os fatores que poderão ser impactados, como por exemplo os colaboradores, os resultados, os processos e etc.

A pontuação da gravidade varia de 1 a 5:

1. Sem gravidade;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.

Urgência (U)

Representada pela letra “U”, a urgência é o critério relacionado ao tempo, ou seja, quanto mais rápido determinado problema ou situação necessitar ser resolvida, mais urgente ela é. Portanto, esse é um fator que leva em conta os prazos para que se resolva o problema.

Muitas vezes a causa do problema é exatamente o fato de os prazos não serem cumpridos ou foram definidos incorretamente. Por isso, é importante que o gestor saiba bem como definir metas que funcionam.

De maneira simples, para avaliar a urgência, você pode perguntar: “será que isso pode esperar?”.

A pontuação da urgência varia de 1 a 5:

1. Pode esperar;
2. Pouco urgente;
3. Urgente, merece atenção no curto prazo;
4. Muito urgente;
5. Necessidade de ação imediata.

Tendência (T)

O critério da tendência está ligado ao padrão de evolução da situação. Confuso? Estar ligado ao padrão de evolução da situação quer dizer que ele indica se o problema tende a piorar ou permanecer estável caso ele não seja resolvido.

Em outras palavras, um assunto com tendência alta é aquele que tende a ficar maior de uma hora para outra.

A pontuação da tendência também varia de 1 a 5:

1. Não mudará;
2. Vai piorar em longo prazo;
3. Vai piorar em médio prazo;
4. Vai piorar em curto prazo;
5. Vai piorar rapidamente.

Como fazer e usar a Matriz GUT

Depois de termos navegado sobre o conceito da matriz GUT e suas definições, chegou o momento de ver o passo a passo para utilizá-la na sua empresa.

Como eu disse acima, a ferramenta é muito simples de ser aplicada e é muito intuitiva. O que você precisa fazer para usá-la é pontuar os problemas existentes e multiplicar as pontuações para obter uma ordem de classificação. Confira abaixo os passos:

1. Listagem dos problemas

O primeiro passo para começar a utilizar a ferramenta é listar todos os problemas que a empresa está enfrentando e todas as questões a serem resolvidas.

Confira exemplos da realidade do mercado de marketing:

• Gargalos no funil de vendas;
• Orçamento de marketing semestral não aprovado;
• Falta de recursos para cumprir objetivos de marketing.

Citamos apenas alguns problemas comuns da área. Em seu caso, liste todos seus próprios problemas, e prefira fazer isso acompanhado de toda a equipe.

2. Definição da Gravidade, Urgência e Tendência (GUT)

O segundo passo é pontuar cada problema utilizando os 3 critérios. Por exemplo:

• Orçamento de marketing semestral não aprovado: Gravidade 5, Urgência 4, Tendência 3;
• Falta de recursos para cumprir objetivos de marketing: Gravidade 4, Urgência 3, Tendência 4;
• Gargalos no funil de vendas: Gravidade 3, Urgência 3, Tendência 2.

3. Cálculo G x U x T e classificação dos problemas

É no terceiro passo que se começa a fazer os cálculos. Multiplique os resultados das variáveis ”G”, “U” e “T”.

Dessa forma, temos:

• Orçamento de marketing semestral não aprovado: (5 x 4 x 3 = 60);
• Falta de recursos para cumprir objetivos de marketing: (4 x 3 x 4 = 48);
• Gargalos no funil de vendas: (3 x 3 x 2 = 18).

Nesse exemplo, a partir dos resultados, o buscar a aprovação do orçamento de marketing semestral é a prioridade na empresa.

Exemplo Tabelado

4. Elaboração de planos de ação

No quarto passo, agora que você tem mais clareza do que precisa ser feito e já definiu a prioridade no momento, chegou a hora de elaborar um plano de ação para resolver os problemas.

Nessa etapa, de elaboração do plano de ação, é muito importante que você defina quem serão os responsáveis por coordenar a execução das atividades. Portanto, a sugestão é utilizar a ferramenta 5W2H.

Conclusão

Espero ter ficado claro para você que a ferramenta Matriz GUT é uma excelente alternativa quando o assunto é ter mais clareza sobre a priorização de projetos, ações ou problemas a resolver na sua empresa.

Por isso, se você deseja que a gestão da sua empresa seja de fato eficiente e inteligente, adotar essa ferramenta pode ser a resposta/solução para seus problemas.

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Por Antônio Júnior, Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer.