Entenda o que é 5W2H e quais as Vantagens de Aplicar na sua Empresa

Quando se define metas dentro de um negócio é sempre importante ter ferramentas que auxiliem no atingimento dos objetivos. E a ferramenta 5W2H é com certeza uma das melhores alternativas quando o assunto é realização de metas e objetivos.

Pensando nisto, trouxemos a você informações sobre o que é a ferramenta 5W2H e como começar a sua implementação hoje mesmo. Vamos lá?

O que é a ferramenta 5W2H

A ferramenta 5W2H é uma ferramenta de gestão empregada na execução de um projeto, ou seja, qualquer plano de ação que tenha etapas, responsáveis e prazos.

Basicamente, o 5W2H pega um objetivo e/ou problema e, com algumas perguntas, fornece o caminho e a solução por meio de um checklist de atividades que precisarão ser executadas por seus respectivos responsáveis para a sua concretização.

Geralmente, é uma ferramenta visualizada em formas de tabelas e de planilhas, uma vez que, por meio dessas, a visualização das atividades se torna mais prática.

A principal função da ferramenta 5W2H é tornar claro as ações necessárias a serem realizadas e definir os responsáveis por tais ações. Podemos dizer que a ferramenta “dá nomes aos bois” (risos).

Qual é o significado de cada uma das siglas do 5W2H

Como já dissemos, a ferramenta 5W2H trás perguntas a fim de construir o checklist das atividades que precisarão ser executadas.

No total, são 7 perguntas. Essas perguntas são as responsáveis por fornecer as informações necessárias para que seja possível fazer um checklist do plano de ação de determinado projeto.

Ao fazer a leitura dessas perguntas, será possível perceber como a ferramenta é fácil de ser aplicada, apesar do seu nome não ser muito comum.

A representação de suas siglas está em inglês e tem os seguintes significados:

(What): O quê?

A primeira pergunta a ser respondida é sobre o que será feito. É a partir desta pergunta que as demais perguntas poderão ser respondidas.

Pense no problema que você quer resolver ou no objetivo que você quer alcançar? Por exemplo, vamos supor que você defina como objetivo implantar um sistema de onboarding na sua empresa.

(Why): Por quê?

A próxima pergunta que a ferramenta 5W2H trás é sobre o porquê isso será feito.

Neste momento, você deve escrever os motivos pelos quais esta meta realmente é necessária e relevante para você. Uma forma de conseguir validar as respostas desta pergunta e verificar se está no caminho certo é utilizar a metodologia SMART.

Prosseguindo no exemplo da implementação de um sistema de onboarding na empresa, a resposta seria que você deseja implementar o onboarding com o propósito de reduzir a taxa de turnover e conseguir reter mais talentos na empresa.

(Where): Onde?

A terceira pergunta é sobre onde será feito. Pode até parecer redundante, porém é preciso responder esta pergunta com o máximo de detalhe possível.

Não basta somente dizer que será na empresa, visto que a empresa tem várias áreas e departamentos.

No caso do onboarding, ele seria implementado no setor de RH da empresa.

(When): Quando

Quando será feito? Está é a quarta pergunta. Aqui já começamos a trabalhar os prazos para aquilo que estamos definindo.

Uma dica relevante é a criação de um cronograma de ações para organizar ainda mais este processo.

No exemplo da implementação do onboarding, o prazo será de 6 meses.

(Who): Quem

A quinta pergunta e o último “W” diz respeito a quem irá fazer ou quem será o responsável.

Essa é uma etapa que deve ser feita de forma cuidadosa, pois se você escolher as pessoas erradas os prazos definidos podem ser maiores e a qualidade da entrega pode ficar longe do esperado.

Assimile se as pessoas escolhidas possuem as competências necessárias para realizar as ações definidas.

Continuando no exemplo do onboarding, os responsáveis seriam os profissionais do setor de RH ou um consultor especializado na implementação do sistemas onboarding,

(How): Como?

Chegamos na parte onde é feito o detalhamento da primeira pergunta.

Se na primeira pergunta respondemos o que será feito, agora é preciso dizer como será feito.

Essa especificação é o que realmente torna mensurável o atingimento dos objetivos definidos.

Procure por definir as etapas e dentro de cada etapa as ações necessárias.

No caso do onboarding, talvez seria preciso realmente contratar um consultor especializado nesta implementação, pois sua expertise facilitaria e garantiria o sucesso da implementação.

(How much): Quanto custa?

Como quase nada nesse mundo é feito sem dinheiro, a última pergunta da ferramenta 5W2H é sobre o quanto tudo irá custar.

Para responder esta pergunta, é preciso considerar todos os custos no plano de ação. Isso tornará possível visualizar se o plano de ação definido está de acordo com a realidade financeira da empresa. Caso necessário, faça alterações no plano de ação para adequar a realidade da empresa.

No caso de contratar um consultor especializado para implementar o sistema de onboarding na empresa, tenha em mente o quanto de horas necessários, e o quanto você pode pagar.

Quais as Vantagens do 5W2H

Talvez você esteja se perguntando qual é a real vantagem de aplicar algo que parece ser tão fácil, e nós queremos te dar alguns motivos.

1 - É Simples de ser Aplicada

Justamente isso! É exatamente por a ferramenta 5W2H ser simples de aplicar que ela consegue se diferenciar de muitas outras ferramentas.

Também é importante ressaltarmos que a ferramenta 5W2H é utilizada em muitos projetos complexos como por exemplo na Gestão Orçamentária, Elaboração do Plano de Negócios e a criação do Mapa Estratégico.

2 - Funciona em Qualquer Tipo de Negócio

Não queremos ser redundantes, porém, mais um vez, a simplicidade da ferramenta faz com que a sua implementação não necessita de uma grande gama de conhecimentos sobre gestão.

E por isso que a sua aplicação pode ser feita em micro e pequenas empresas. E acredite se quiser... Pode ser aplicada até mesmo no contexto pessoal para a solução de algum problema ou atingir algum objetivo.

3 - Garante o Cumprimento de Prazos e Tarefas

Se todas as perguntas do 5W2H são respondidas, logo os responsáveis não terão dúvidas sobre as atividades que precisam ser executadas.

Isso traz para a empresa aumento na produtividade e produz impactos positivos em suas finanças.

4 - Facilita a Criação Planos de Ação

Uma empresa que não possui um planejamento estratégico, que não possui nenhum tipo de meta, dificilmente sobreviverá por muito tempo no mercado. Porém, somente ter metas definidas não fará com que a empresa atinja os resultados pretendidos.

É aí que chegamos em uma dos maiores desafios dos micro e pequenos empresários e daqueles que começam a empreender… eles não sabem construir planos de ação.

A ferramenta 5WH2 viabiliza e facilita esta criação de maneira prática e simples.

5 - Otimiza os Processos Internos

A ferramenta consegue, como já dissemos, fornecer uma visão do todo. A partir desta visão, podemos entender melhor os recursos disponíveis, saber direcionar as pessoas corretas para as ações certas e podemos entender o que realmente é ou não é necessário para o atingimento do objetivo.

Considerações

Como você pode perceber, a ferramenta 5W2H é muito simples de ser aplicada além de trazer inúmeras vantagens para sua empresa.

Para que tudo dê certo na hora da execução do plano de ação, lembre-se de detalhar o máximo possível as respostas de todas as perguntas.

Esperamos que os ensinamentos aqui possam ajudá-lo em sua caminhada.  

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Por Antônio Júnior, Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer