Gestão de Processos: O que é, Qual a Importância e as Vantagens de Aplicar na sua Empresa

Se uma empresa deseja aumentar os seus resultados dentro da organização, e realmente se tornar assertiva nas tomadas de decisão, é indispensável que ela aplique o modelo de gestão de processos em seu negócio. Isso porque empresas que adotam uma gestão de processos em seus negócios são empresas que crescem exponencialmente e aumentam seu desempenho de forma acelerada.

“Empresas fortes têm processos fortes”

Por outro lado, por conta do atual cenário de alta competitividade comercial, as empresas que não investem na definição de processos para o médio e longo prazo, infelizmente, pagarão um preço muito alto, podendo até fechar as portas.

Devido a um número muito grande de empresários não estarem bem ambientados sobre o assunto, escrevi este artigo com o objetivo de explicar alguns conceitos importantes sobre a gestão de processos nas empresas. Fique comigo até o final, absorva o máximo de informações possível e, imediatamente, coloque os aprendizados em prática.

O que é a gestão de processos

A gestão de processos nada mais é do que uma metodologia de gerenciamento de atividades fundamentada em uma visão sistêmica do negócio e que pode ser aplicada em diversos contextos.

Talvez você esteja pensando, “o que pode ser classificado como um processo?”.

Independentemente de qual seja o tipo de atuação e mercado de uma empresa, para que a operação aconteça, existe uma série de rotinas com tarefas recorrentes. Ou seja, se repetem constantemente, sejam elas simples ou sejam complexas. Se essas tarefas sempre acabam utilizando os mesmos recursos e tendo como objetivo os mesmos resultados, elas podem ser compreendidas como um processo.

Em termos gerais, quando falamos sobre gestão de processos, referimo-nos sobre entender especificamente o que acontece em cada uma das rotinas da empresa a fim de trazer melhorias para os processos e potencializar resultados sustentáveis para o negócio. Essa é uma ação que deve ser cíclica e contínua.

Qual a importância da gestão de processos

Somente com base na descrição do que é a gestão de processos já é possível entender como ela é importante para as empresas, principalmente no contexto de expansão digital que estamos inseridos.

A todo momento, o mundo passa por uma nova mudança. Novos produtos e serviços são criados. O mercado se transforma. E, como consequência disso, a necessidade por novas soluções aumenta. É por conta deste cenário que buscar inovar constantemente os processos internos de um negócio é uma ação tão importante para a sua sobrevivência.

Não diferente de qualquer estratégia dentro de um negócio, a melhoria de processos deve ser uma ação sistemática e planejada. Ela deve envolver cultura, processos e ferramentas eficientes.

Quais são as principais vantagens de sua aplicação

Por mais que a implementação da gestão de processos possa aparentar ser um tanto trabalhosa, é importante lembrar de que ela é um investimento indispensável para que uma empresa consiga obter diversas vantagens para qualquer negócio.

Confira logo abaixo algumas das principais vantagens de sua implementação:

1 - Redução de custos

Poder reduzir os custos do negócio é uma vantagem almejada por qualquer gestor. Ao implementar gestão de processos, torna-se possível um controle muito mais assertivo de todas as atividades e dos estoques, reduzindo, dessa forma, os desperdícios e o tempo de ociosidade.

Ao realizar um planejamento de forma correta, todos os recursos são facilmente aproveitados de forma que os investimentos em estoque e manutenção tragam um retorno positivo para o negócio. Dessa forma, as finanças do negócio ficam equilibradas e o gestor consegue direcionar assertivamente o capital da empresa otimizando a gestão de todas as outras áreas.

2 - Aumento da qualidade dos produtos e/ou serviços

Ao implementar processos mais eficientes e eficazes, a empresa aumenta a sua capacidade de entregar e oferecer produtos e serviços de alto grau de qualidade.

Isso acontece porque a empresa passa a focar em todos os processos internos do negócio, inclusive no processo de vendas. Dessa forma, ela passa a entender como é possível melhorar a experiência do consumidor com seus produtos/serviços.

Além disso, quando se tem processos bem alinhados, todo time aumenta consequentemente a sua produtividade e passa inconscientemente a se engajar em oferecer um serviço de mais qualidade.

O resultado de tudo isso é sem dúvida clientes mais satisfeitos, pois suas necessidades e expectativas estão sendo atendidas.

3 - Maior envolvimento dos diversos setores da empresa

A metodologia de gestão de processos é eficiente pois busca valorizar a integração entre os diversos setores da empresa, facilitando as relações interpessoais dentro da organização e identificando problemas de forma paralela, criando um padrão de excelência para a empresa.

A partir do momento em que todos os colaboradores passam a ter uma visão mais ampla do negócio, fica muito mais fácil ocorrer o surgimento de novas ideias, pois existe um verdadeiro entendimento da importância das atividades de cada setor da empresas para que as metas e objetivos sejam atingidos.

Quais são as principais etapas da gestão de processos

Na gestão de processos, existe uma lógica de funcionamento que pode ser seguida e aplicada em qualquer tipo de operação. Ao realizar todas as etapas, com o máximo de critério e atenção, o aumento dos resultados é inevitável.

1 - Mapeamento e Planejamento

Assim como na implementação de qualquer outra estratégia, a primeira etapa da gestão de processos tem como objetivo fazer um mapeamento de todos os processos internos existentes na empresa.

Basicamente, esta etapa é a responsável por ajudar na estruturação do que deve ser feito. Ou seja, vai ajudar a melhorar os processos e a identificar procedimentos que podem ser eliminados. É de fato fazer um levantamento das informações a respeito de como tudo funciona atualmente na empresa.

2 - Modelagem

A modelagem se refere ao desenho ou redesenho dos fluxos de trabalho existentes da empresa, ou seja, qual é o caminho feito em cada rotina, por onde ele passou e qual o resultado final.

Ao identificar o que precisa ser remodelado, é necessário muita flexibilidade por parte de todos os envolvidos no processo para que eles sejam de fato melhorados.

Nesta etapa, é comum que muitos colaboradores se mostrem resistentes às mudanças. Por isso, é muito importante que a empresa possua uma cultura organizacional colaborativa, com uma cultura de melhoria contínua, a fim de evitar desgastes internos.

3 - Implementação

Depois de ter completado todo o ciclo de atividades de estudo sobre os processos, chega o momento de fazer os ajustes e testar se as teorias estão certas ou não.

O ideal é que a execução destes testes seja feita diversas vezes com o maior número de cenários e condições possíveis. Dessa forma, a empresa obterá uma visão mais ampla do real impacto dessas novas atividades na organização. Utilize a metodologia 5W2H para ser mais assertivo na implementação. 

4 - Acompanhamento Contínuo

O segredo da aplicação de qualquer metodologia está na sua capacidade de acompanhamento a fim de realizar aprimoramentos constantes.

Logo depois de realizar todas as etapas e aplicar a mudança dos processos, é necessário checar constantemente os resultados. Com o efeito de controle de qualidade, no caso dos resultados estarem dentro do esperado, e com efeito de rever novamente os processos, caso os resultados estão aquém do planejado.

O acompanhamento contínuo é uma forma de deixar essa etapa mais eficaz e sempre definir indicadores para conseguir medir o andamento e os resultados de todas as ações. 

Considerações

Após ter lido esse artigo, com certeza, você já consegue entender um pouco mais sobre a importância da gestão de processos para a sua empresa.

Agora, a questão é… Como estão os processos na sua empresa? Você conseguiu visualizar formas de implementar melhorias nos processos existentes? Me conta nos comentários abaixo e lembre-se de se inscrever em nossa newsletter para receber conteúdos exclusivos.

Por Antônio Júnior, Especialista em Gestão Estratégica de Negócios e Master Trainer.